أصول اللياقة في التعامل بالرسائل الإلكترونية
</SPAN>



مثلما يعلم الجميع، فإن هناك آداب تجب مراعاتها لكل مهنة أو نشاط نقوم به، واليوم سنخصص حديثنا بما يسمى بآداب الرسائل الإلكترونية. فمع معرفة حقيقة أنه يتم تداول ملايين الرسائل الإلكترونية حول العالم يوميا، وحيث أننا نجد بأن الكثيرين من الذين ليست لديهم خبرة بالحاسوب واستخداماته يستطيعون في الوقت نفسه إرسال واستقبال الرسائل الإلكترونية بسهولة ويسر، ندرك بأنه لا بد وأن يكون هناك قواعد يجب مراعاتها عند استخدام هذه التقنية نظرا لهذا الانتشار الواسع لها.
لقد قامت نشرة Computer Tips مؤخرا بنشر أكثر الأخطاء شيوعا فيما يتعلق بإرسال الرسائل الإلكترونية والتي يقع بها الكثير من الناس. نتمنى بعد استعراض هذه الأخطاء، بأن نعمل على تجنبها حتى نكون قد تعاملنا مع هذه التقنية بالشكل الصحيح.
ولنبدأ فيما يلي باستعراض لهذه الأخطاء:
اختيار عنوان مبهم للرسالة
من المفترض أن يقدم عنوان الرسالة فكرة مبسطة عن محتواها، ليكون لدى مستلم الرسالة السبب الكافي والرغبة لفتحها. تبرز أهمية اختيار العنوان المناسب بشكل خاص عندما يتعلق الأمر برسائل تتعلق بالعمل، حيث ان الموظف قد يهمل العديد من الرسائل الهامة بسبب أن عنوانها لم يتم اختياره بشكل مناسب. وينطبق هذا الأمر حتى عند مراسلة الأصدقاء والأقارب، لذا يجب التأكد من اختيار عنوان مناسب للرسالة المرسلة.
عدم التوقيع على الرسالة
من المناسب أن تضم الرسائل التي تقوم بإرسالها توقيعك عليها، وإلا في بعض الحالات قد لا يعرف المستلم من الذي أرسل الرسالة. يجب أن يتضمن التوقيع اسمك على الأقل، ويمكنك إضافة عنوانك البريدي لإعطاء المستلم خيارات أخرى للتواصل معك لو رغبت بذلك.
رسائل غير واضحة الهدف
عليك عند القيام بإرسال رسالة إلكترونية التأكد من استخدام الجمل التامة ومتبعا قواعد اللغة التي تستخدمها. وقم بإعادة قراءة الرسالة عند الانتهاء من كتابتها حتى تضمن أن يكون الأمر الذي تنوي توصيله من خلالها أمرا واضحا، وبالتالي يكون للرسالة هدف محدد. فلو شعر المستلم بأن الرسالة لا تحتوي على هدف واضح، فمن المحتمل جدا أن لا يكلف نفسه الرد عليها.
الثرثرة
عند كتابة رسالة إلكترونية، يفضل الاختصار قدر الإمكان باستخدام جمل وفقرات قصيرة، إلا لو كنت تراسل صديقا قديما لم تتواصل معه منذ مدة طويلة، لكن حتى في هذه الحالة عليك ألا تقوم بكتابة سيرتك الذاتية كاملة مثلا!!
الصراخ
لو كنت تكتب الرسائل بالأحرف الإنجليزية، فعليك ألا تستخدم الأحرف الكبيرة لأنها تعتبر عند الكثيرين نوعا من الصراخ، وهذا يعتبر أمرا غير مرغوب فيه. لذا عليك قبل أن تبدأ بكتابة الرسالة التأكد من أن زر (Caps Lock) غير مفعل.
اللهجة الخاطئة
بالرغم من صعوبة إظهار نبرة الصوت أثناء كتابة الرسائل الإلكترونية، لكن عليك المحاولة قدر الإمكان. فعلى سبيل المثال لو أردت أن ترسل نكتة معينة لأحد أصداقائك، فعليك التأكد بأنه سيفهمها بشكل صحيح وإلا قد تسبب له تلك النكتة نوعا من الضيق لو فهمها بشكل مغاير لما تقصده. وبالرغم من أني ذكرت أنه عليك استخدام جمل قصيرة في رسائلك لكني أود أن أشير أيضا لعدم استخدام جمل شديدة القصر، حيث أن البعض قد يفهم الجمل شديدة القصر بشكل خاطئ. ولو كان هناك أمر تشك بأنه قد يفسر بشكل غير الذي قصدته فالأفضل عدم ذكره أصلا.
العديد من الملحقات (attachments)
هل تحب إرسال الملحقات مع رسائلك الإلكترونية؟ ليس عندي أي اعتراض على هذا الأمر، إلا في حالة كون تلك الملحقات كبيرة الحجم، ففي هذه الحالة عليك التفكير جيدا قبل إرسالها، لأنك قد تسبب إزعاجا للشخص المستلم، وبسبب أنه من الصعب معرفة طريقة الاتصال بالشبكة التي يستخدمها أو حتى معرفة إن كان لديه جهاز حاسوب يستطيع التعامل مع مثل هذه الملفات الكبيرة، فإنه عليك عدم إرسال مثل هذه الملفات إلا لأشخاص تكون متأكدا من قدرتهم على التعامل معها.
عناوين إلكترونية خاطئة
ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث عندما تقوم بإرسال رسالة إلكترونية؟ بالنسبة لي فإن أسوأ شيء هو إرسال رسالة لشخص معين لكنها تصل بالخطأ لشخص آخر. لو كنت متفقا معي فنصيحتي لك هي أن تقوم دائما بإعادة التأكد من العنوان قبل أن تضغط زر الإرسال (Send) وإلا فإن احتمالية وصول الرسالة بالخطأ لشخص آخر تكون واردة جدا.
الخلط بين حسابات البريد الإلكتروني (e-mail accounts) التي نستخدمها
لا يجب استخدام البريد الإلكتروني الخاص بالعمل لترسل من خلاله رسائل للأقارب والأصدقاء. ببساطة يجب أن يخصص هذا البريد لإرسال الرسائل المتعلقة بالعمل فقط وليس لأي شيء آخر.
الكثير من الرسائل الإلكترونية
لو كنت تقوم بإرسال الكثير من الرسائل الإلكترونية فهذا يعني أنك كثير الاعتماد على هذه التقنية. لكن هذه الرسائل يجب أن تستخدم للتواصل السريع، أما في حال لديك الكثير الذي تود قوله فإنه ربما يكون من الأنسب في هذه الحالة استخدام جهاز التلفون أو مقابلة الشخص الذي تريد محادثته وجها لوجه. صحيح أن الرسائل الإلكترونية تعتبر مناسبة وسهلة الاستخدام، لكنها في بعض الأحيان تصبح مستخدمة أكثر من اللازم.
بعد أن انتهينا من ذكر أكثر الأخطاء شيوعا فيما يتعلق بالرسائل الإلكترونية، قد يجد بعضكم بأنه يقع بمثل هذه الأخطاء أو ببعضها على الأقل، لكن لا داعي للحرج فجميعنا وقع بها، لكن الآن على الأقل نعرف ماذا علينا أن نفعل لتداركها. إن المعرفة بآداب الرسائل الإلكترونية مهمة جدا وتجعل علاقاتك تسير بالشكل الصحيح.
__________________________________________________ _______________
منقووووووووووووووووووووووووووووووووووووووووووووووو وووووووووووووووووووووووول

شـكــ وبارك الله فيك ـــرا لك ... لك مني أجمل تحية .
والي الامام دائما

شكرا ابو جاسر!

موفق بإذن الله ... لك مني أجمل تحية .

شكرا أحمد!